По состоянию на 27 марта 2007 года
<< Главная страница | < Назад
ПРАВИТЕЛЬСТВО ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ЛЕНИНГРАДСКОЕ ОБЛАСТНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
И ОЦЕНКИ НЕДВИЖИМОСТИ
ПРИКАЗ
от 12 сентября 2000 г. N 149
ОБ ИНСТРУКЦИИ О РАБОТЕ АРХИВА УЧРЕЖДЕНИЯ ТЕХНИЧЕСКОЙ
ИНВЕНТАРИЗАЦИИ НА ТЕРРИТОРИИ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Приказываю:
1. Утвердить Инструкцию о работе архива учреждения
технической инвентаризации на территории Ленинградской области.
2. Понитковой Ю.Е., секретарю-референту управления
"Леноблинвентаризация", довести настоящий приказ до сведения
начальников районных, городских управлений технической
инвентаризации Ленинградской области.
3. Начальникам районных, городских управлений технической
инвентаризации Ленинградской области:
3.1. Ознакомить своих работников с вышеуказанной инструкцией
и руководствоваться ею при работе с архивными документами.
3.2. Разработать и утвердить номенклатуру дел, где определить
срок хранения каждого дела.
Начальник Ленинградского областного
управления инвентаризации и оценки
недвижимости
В.В.Дубинин
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Архивное управление Приказом управления
Санкт-Петербурга "Леноблинвентаризация"
и Ленинградской области
от 25.08.2000 N 8 п. 5.8 от 12.09.2000 N 149
ИНСТРУКЦИЯ
О РАБОТЕ АРХИВА УЧРЕЖДЕНИЯ ТЕХНИЧЕСКОЙ
ИНВЕНТАРИЗАЦИИ НА ТЕРРИТОРИИ ЛЕНИНГРАДСКОЙ
ОБЛАСТИ
Санкт-Петербург
2000 год
При разработке Ленинградским областным управлением
инвентаризации и оценки недвижимости использованы:
- Инструкция о работе Архива бюро технической инвентаризации,
принятая Российским государственным союзом предприятий,
организаций и объединений жилищно-коммунального хозяйства к
введению в действие с 1 января 1991 года;
- Положение о государственном учете жилищного фонда в
Российской Федерации, утвержденное постановлением Правительства
Российской Федерации от 13.10.97 г. N 1301;
- Основы законодательства Российской Федерации об Архивном
фонде Российской Федерации и архивах;
- Положение об Архивном фонде Российской Федерации, Положение
об архивах и реестре архивов организаций технической
инвентаризации, государственном учете документов и экспертных
архивных комиссиях, утвержденные приказом Государственного
Комитета Российской Федерации по строительству и
жилищно-коммунальному комплексу от 19.01.2000 г. N 6.
I. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция устанавливает правила работы архива
документов учреждения технической инвентаризации.
1.2. Основными задачами архива являются:
- приемка, хранение, учет инвентаризационно-технической и
правоустанавливающей документации, сформированной в инвентарные и
приватизационные дела;
- выдача документов в производство, контроль за их
использованием и возвратом;
- списание инвентарных дел;
- выдача собственникам, пользователям, владельцам и
государственным органам сведений, содержащихся в
инвентаризационно-технической документации.
1.3. В Архиве учреждения технической инвентаризации:
- обеспечивается постоянное хранение инвентарных дел (с
правоустанавливающими документами или копиями с них) на
существующие объекты. При уничтожении объекта по причине сноса,
пожара, стихийного бедствия или по иным обстоятельствам,
"погашенные" инвентарные дела хранятся 5 лет;
- производится списание дел по истечении срока хранения;
- производится ежегодная инвентаризация инвентарных дел и
иной документации;
- регистрируются в специальном журнале материалы оперативного
фонда;
- предусматривается учет и контроль сохранности материалов.
1.4. Архивы учреждений технической инвентаризации относятся к
государственной части Архивного фонда Российской Федерации.
Под архивным фондом понимается совокупность архивных
документов, исторически или логически связанных между собой.<*>
Под архивом учреждений технической инвентаризации
Ленинградской области понимается совокупность документов,
отражающих местоположение, техническое состояние, стоимость и
принадлежность объектов недвижимости, а также место приема и
хранения архивных документов в интересах пользователей.
Под архивным документом понимается документ, сохраняемый или
подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно
имеющий ценность для собственника, владельца, пользователя.<**>
-------------------------------
<*> - ст. 1 абз. 3 "Основ законодательства Российской
Федерации об Архивном фонде РФ и архивах" от 07.07.93 г.
<**> - ст. 1 абз. 2 "Основ законодательства Российской
Федерации об Архивном фонде РФ и архивах" от 07.07.93 г.
II. Основное хранилище
1. Требования к помещению и оборудованию
1.1. Помещение основного хранилища (архива) должно быть
изолированным от других помещений, сухим, безопасным в пожарном
отношении. Оконные проемы должны быть защищены металлическими
решетками, один из оконных проемов должен быть оборудован
открываемой решеткой с замком, на случай оперативного выноса
документов в случае пожара.
Входные двери основного хранилища должны обшиваться стальным
листом по асбестовой прокладке. Стены и потолок помещения должны
отделываться несгораемыми материалами.
Электропроводка в помещении должна быть скрытой, открытая
проводка осуществляется в металлических рукавах или трубах. После
окончания работы электропроводка, кроме аварийного освещения,
обесточивается общим рубильником.
Устройство естественной вентиляции должно исключать попадание
влаги в помещение. В нерабочее время естественная вентиляция
должна прерываться.
При невозможности оборудования помещения противопожарной и
охранной сигнализацией руководитель предприятия своим приказом
устанавливает соответствующие охранные меры.
1.2. Архивохранилище оборудуется стеллажами с ячейками,
высота которых должна обеспечивать хранение дел в вертикальном
положении.
В хранилище поддерживается положительная температура от 14 до
20 градусов и относительная влажность от 50 до 65%.
Материалы хранения должны быть защищены от прямого попадания
солнечных лучей.
Для хранения особо ценных дел должны использоваться засыпные
шкафы. Архивохранилище должно быть снабжено лестницей-стремянкой,
пылесосом, ящиком с песком и огнетушителем.
Сухая обработка пола (подметание) запрещается. Необходимо
проводить влажную обработку пола с применением 1%-ного раствора
формалина.
Уборка помещения производится в присутствии работника архива.
2. Материалы основного хранения
2.1. Материалы основного хранения:
- инвентарные дела на объекты недвижимости,
- материалы по приватизации жилищного фонда,
- сводные инвентарные планы (или генпланы) для инженерных
коммуникаций и благоустройства,
- комплекты чертежей планов (схем) городов, поселков,
сельских населенных пунктов, сброшюрованные или в виде отдельных
чертежных листов специального назначения,
- книга учета уничтоженных дел,
- материалы статистической отчетности и другие единицы
хранения.
Перечень материалов основного хранения может дополняться
руководителем организации.
Поступающие в основное хранилище единицы хранения
(инвентарные дела, комплекты чертежей и т. д.) должны иметь четкое
наименование, позволяющее отнести их к тому или иному виду
основных фондов.
2.2. Порядок приемки, учета и хранения дел.
2.2.1. К основному хранению принимаются инвентарные дела
законченные, оцененные и сброшюрованные в твердые папки.
Листы, входящие в инвентарное дело, должны быть пронумерованы
с выполнением их описи.
Скрепление листов инвентарного дела металлическими дипилями
не допускается.
2.2.2. Стоимость инвентарного дела определяется по расчету,
составленному исполнителем, исходя из затрат на его разработку,
проверяется бухгалтером и утверждается руководителем учреждения.
Стоимость дел, ранее принятых на хранение без оценки,
определяется инвентаризационной комиссией при проведении
инвентаризации архива.
Первоначальная стоимость инвентаризационного дела указывается
в левом верхнем углу оборота обложки. Последующие затраты,
связанные с внесением результатов текущей инвентаризации,
плюсуются к первоначальной стоимости, а новая стоимость
записывается под первоначальной нарастающим итогом.
2.2.3. Инвентарное дело на строение (сооружение) разделяется
на три отдельно сброшюрованные группы документов.
К первой группе отнесены материалы последней по времени
инвентаризации, расположенной в следующей последовательности:
- технический паспорт;
- план или схема земельного участка;
- поэтажные планы;
- экспликации к поэтажному плану.
Ко второй группе документов относятся все
правоустанавливающие документы или копии с них, сброшюрованные в
хронологическом порядке.
К третьей группе относятся полевые материалы (абрисы, расчеты
площадей земельного участка, акты технического обследования,
справки, описи текущих изменений, материалы предшествующих
инвентаризаций и т. п.), расположенные в указанной выше
последовательности и подшиваемые в хронологическом порядке.
Документы, утратившие значение в связи с их заменой, должны
содержать отметку: "Погашено. Дата. Подпись".
Извлечение документов из всех групп инвентарного дела после
их подшивки не допускается.
2.2.4. Учет принятых инвентарных дел производится путем их
внесения в книгу учета вновь сформированных дел (приложение 1) и в
инвентарную книгу (приложение 2).
Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены
подписью руководителя и печатью учреждения.
Обязательным требованием при велении инвентарных книг
является указание даты, инвентарного номера, наименования объекта,
адреса и назначения.
Комплекты чертежей и планов, отдельные листы специального
назначения регистрируются в инвентарной книге на объекты внешнего
благоустройства, сетей и сооружений (приложение 3).
2.2.5. Инвентарные номера сформированным делам присваиваются
нарастающим итогом по мере их поступления.
Присвоенный инвентарный номер проставляется в левом верхнем
углу заглавной обложки дела.
Инвентарные номера дел, хранящихся с разграничением по
населенным пунктам, должны быть проставлены в виде дроби: в
числителе дроби указывается инвентарный номер, а в знаменателе
условный номер населенного пункта. Условные номера населенных
пунктов рекомендуется принимать в соответствии с почтовой
индексацией.
Инвентарным делам на квартиры необходимо присваивать номера,
состоящие из инвентарного номера жилого дома и номера квартиры
(например 401-45).
2.2.6. Инвентарные дела, погашенные по причинам сноса,
уничтожения при пожаре, стихийном бедствии или аварии объекта,
исключаются из инвентарной книги. Причем в графе "Примечания"
инвентарной книги делается запись, с указанием даты и объяснением
причины погашения инвентарного дела.
Инвентарный номер снесенного строения остается свободным и не
присваивается другим объектам. Учет таких номеров ведется в
инвентарной книге.
3. Порядок выдачи, контроль за использованием и возвратов дел
3.1. Выдача инвентарных дел из основного хранилища
производится по письменному разрешению руководителя или
уполномоченных им лиц (главных специалистов). В разрешении
указывается цель выдачи и кому. Получатель дела обязан указать
срок его возврата.
На каждое инвентарное дело ведется карточка учета выдачи и
возврата инвентарного дела (приложение 4). Карточка должна
храниться в инвентарном деле, а при его выдаче из архива
оставляется на месте хранения инвентарного дела.
3.2. Контроль за выдачей и возвратом инвентарных дел ведется
по записям в журнале учета выдачи и возврата инвентарных дел
(приложение 5).
Специалист архива, ответственный за выдачу дел, обязан вести
контроль за соблюдением сроков и ежемесячно сообщать начальнику
учреждения технической инвентаризации обо всех случаях задержки
возврата выданных дел.
Виновные в утрате или порче материалов обязаны возместить
стоимость их восстановления, которая определяется согласно
п. 2.2.2 настоящей инструкции.
3.3. Выдача копий инвентарно-технической документации из
инвентарного дела производится только собственнику, владельцу или
доверенным от них лицам и по запросам правоохранительных органов,
органов исполнительной власти.
3.4. Для контроля сохранности и полноты материалов,
возвращаемых в основное хранилище, а также для создания
возможности восстановления дел, необходимо создавать электронный
архив, хранение которого осуществляется в областном управлении
инвентаризации.
4. Сроки хранения, порядок списания инвентарных дел и ревизия
архива
4.1. Постоянному бессрочному хранению в архивах учреждений
технической инвентаризации подлежат:
- схематические и инвентарные планы городов, поселков и
кварталов;
- инвентарные дела на здания и сооружения, принятые ранее или
стоявшие на государственной охране;
- списки зданий и сооружений, являющихся памятниками истории
и архитектуры, а также принятых (принимаемых) на государственную
охрану или имеющих историко-архитектурную ценность,
предоставляются в учреждения технической инвентаризации
управлениями культуры и органами по охране памятников.
Утверждение результатов отбора и экспертизы дел и документов
учреждений технической инвентаризации, передаваемых на хранение в
государственные архивы, производится специальными комиссиями с
участием представителей архивной службы. Переданные Госархиву
материалы фиксируются в книге учета дел, переданных в
государственные архивы (приложение 14).
При ликвидации учреждений технической инвентаризации
документы бессрочного хранения должны; передаваться правопреемнику
или в государственные архивы по решению специальной комиссии с
участием представителя Архивного управления.
4.2. Постоянному срочному хранению в архиве подлежат:
- инвентарные дела с правоустанавливающими документами или
копиями с них на существующие объекты недвижимости. В случае
уничтожения объекта недвижимости погашенные инвентарные дела
хранятся в архиве учреждения 5 лет;
- обветшавшие инвентарные книги, срок хранения которых
устанавливается решением начальника учреждения технической
инвентаризации на период справочной потребности в них, но не менее
5 лет.
4.2.1. По истечении срока хранения основные показатели
инвентарного дела записываются в книгу учета уничтоженных дел
(приложение 6), с обязательной отметкой в графе 4 всех адресов,
которые о свое время присваивались объекту недвижимости.
4.2.2. Списание дел к уничтожению производится на основании
акта, составленного комиссией, назначаемой приказом начальника
учреждения технической инвентаризации (номер приказа о создании
комиссии и дата акта указываются в графе 17 книги уничтоженных
дел). Акты на списание и уничтожение инвентарных дел хранятся в
бухгалтерии учреждения технической инвентаризации.
4.2.3. В целях проверки наличия, состава, состояния и
сохранности инвентарных дел основного хранения должна проводиться
ежегодная инвентаризация. Инвентаризация проводится комиссией,
назначаемой приказом начальника учреждения технической
инвентаризации. Инвентаризация архива проводится в соответствии с
"Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых
обязательств". Приложение к приказу МФ РФ от 13 июля 1995 г. N 49.
В состав комиссии включаются: специалист архива, руководитель
организации технической инвентаризации, главный бухгалтер и
главный специалист.
При проведении инвентаризации инвентарная опись не
составляется, а делается отметка о наличии ведения по инвентарным
делам в инвентарной книге. Количество и стоимость инвентарных дел
основного хранения на дату проведения инвентаризации указывается в
инвентарной книге.
По итогам составляется ведомость по приложению 5 к письму
Минфина от 30.12.82 г. N 179.
Стоимость инвентарных дел основного хранения отражается в
балансе учреждения технической инвентаризации отдельной строкой.
III. Оперативный фонд
1. Материалы оперативного доступа и хранения
1.1. Оперативный фонд предназначен для уменьшения обращений к
материалам основного хранения и включает в себя:
- книги учета вновь вписанных дел (приложение 1);
- инвентарные книги (приложения 2, 3);
- реестровые книги (реестр) (приложение 7);
- алфавитную картотеку или алфавитный журнал владельцев и
собственников (приложения 8, 9);
- статистические картотеки на строение (приложение 12);
- книги учета самовольного строительства (приложение 11);
- книги учета бесхозяйных строений и сооружений
(приложение 13);
- книги учета сносимых строений (приложение 6);
- объемная книга (приложение 10);
- книгу учета, переданных дел в государственные архивы
(приложение 14).
1.2. Оперативный фонд должен позволять быстрый поиск
требуемой информации без обращения к материалам основного
хранения.
Для достижения указанных целей руководитель организации
технической инвентаризации вправе формировать любые другие
материалы оперативного фонда, а также разрабатывать и внедрять
новые способы хранения, поиска и выдачи информации, в том числе
справочно-информационную базу данных на электронных носителях.
1.3. Материалы оперативного фонда (инвентарные книги,
реестровые книги и т. п.) регистрируются в специальном журнале
делопроизводства. Форма журнала должна предусматривать учет,
контроль сохранности материалов.
1.4. Инвентарные книги на домовой фонд (приложение 2)
содержат наименование здания по использованию (жилой дом со
встроенным магазином) и фонд собственности (графа 6:
государственная, муниципальная и т. д.). Запись в графе 6
юридического значения не имеет и корректируется по результатам
инвентаризации.
Наличие данных записей позволяет делать статистические
выборки объектов по использованию и принадлежности.
Инвентарные книги являются доказательным документом о наличии
дел, хранящихся в архиве. Для целей доказательства существования
объекта и его принадлежности инвентарная книга не используется.
1.5. Книги учета (реестровые) (приложение 7) предназначены
для регистрации объектов недвижимости по принадлежности. Запись в
книге учета (реестровой) имеет юридическое значение для
установления владельца объекта на дату регистрации и исчисления
сроков.
Книги учета (реестровые) ведутся по следующим видам основных
фондов:
- жилые здания;
- здания гражданского назначения;
- сооружения;
- передаточные устройства.
Книги учета (реестровые) ведутся специалистом, назначаемым
приказом руководителя учреждения технической инвентаризации.
Ведение реестровых книг по алфавиту улиц позволяет
оперативному поиску информации о принадлежности объектов
недвижимости при наличии адреса.
1.6. Алфавитный журнал (приложение 8) или алфавитная карточка
(приложение 9) владельцев объектов предназначены для получения
информации о принадлежности объекта и поиска соответствующих
материалов основного хранения в случае, когда местонахождение
объекта заранее не известно.
Алфавитные карточки заполняются на всех владельцев и
размещаются в ящиках в алфавитном порядке, причем на одного
владельца ведется одна алфавитная карточка с перечнем всех
принадлежащих ему объектов. На лицевой стороне ящиков делаются
надписи с указанием начальных букв наименований владельцев.
Алфавитные карточки на снесенные объекты и карточки выбывших
владельцев погашаются с указанием даты и оснований, изымаются из
действующей картотеки и хранятся не менее 5 лет в отдельном ящике,
в алфавитном порядке. По аналогу ведутся записи по выбывшим
владельцам и в алфавитном журнале.
1.7. Статистические карточки (приложение 12) необходимы для
получения инвентаризационно-технической информации, позволяют
снизить число обращений к материалам основного хранения.
Статистические карточки составляются исполнителем
инвентаризационно-технических работ на каждый объект,
корректируются по результатам текущей инвентаризации и хранятся в
ящиках в порядке инвентарных номеров.
Статкарточки на снесенные объекты погашаются с указанием даты
и оснований, изымаются из действующей картотеки и хранятся не
менее 5 лет в отдельном ящике по инвентарным номерам.
1.8. Книга учета самовольно возведенного строительства
(приложение 11) ведется в хронологическом порядке выявления
эксплуатируемых и не принятых государственной комиссией объектов.
Самовольное возведение строений, не являющихся
самостоятельными инвентарными объектами (пристроек, гаражей и др.
принадлежностей главной вещи, т. е. строений основного
назначения), а также перепланировки помещений, в данной книге
фиксируется в отдельном разделе.
1.9. Книга учета бесхозяйных объектов ведется по форме
(приложение 13) аналогично книге учета самовольного строительства.
1.10. При наличии достаточной информационной базы данных на
электронных носителях ведение алфавитных и статистических карточек
не требуется, если сохранность носителей дублируется одной копией.
2. Порядок выдачи и контроль за информацией, выдаваемой из
архива
2.1. Архив организации технической инвентаризации вправе
выдавать копии инвентаризационно-технических документов, справки
установленного образца (приложения 15, 16, 17, 18, 19, 20)
собственникам, владельцам объектов или их доверенным лицам.
2.2. Снятие и выдача копий с копий документов запрещается.
2.3. Информация о конструктивных и планировочных особенностях
отдельных зданий и сооружений (следственные изоляторы, учреждения
исполнения наказаний, судов, милиции, прокуратуры, банков, музеев
и т. д.) является закрытой, формируется и выдается только по
письменному запросу собственника объекта.
2.4. Информация об учтенных объектах предоставляется за
плату, за исключением случаев, предусмотренных законодательством
Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
2.5. Информация о лицах, несущих бремя по содержанию объекта,
предоставляется в указанном порядке только:
- собственнику (владельцу) объекта;
- физическому и юридическому лицу, получившему доверенность
от собственника (владельца);
- наследникам по закону и завещанию.
В соответствии с законами Российской Федерации информация а
виде описания объекта, принадлежности и стоимости предоставляется
по надлежаще оформленным запросам:
- правоохранительным органам и судам по находящимся в
производстве делам;
- органам государственной власти Ленинградской области и
местного самоуправления;
- налоговым органам в пределах территории;
- иным организациям, определенным законодательством РФ.
Подлинники учетно-технической и иной документации, хранящиеся
в архиве учреждений технической инвентаризации, выдаче не
подлежат, информация с них выдается в виде копии.
2.6. Организации технической инвентаризации предоставляют
информацию бесплатно учреждениям юстиции по регистрации прав на
объекты недвижимости в объеме, необходимом для их работы.
2.7. Выдаваемые копии документов не должны приводить к
возникновению споров между владельцами, поэтому необходимо
указывать конкретно, для какой цели выданы документы.
2.8. Порядок выдачи документов должен быть детализирован
руководителем учреждения технической инвентаризации.
2.9. Работники учреждений технической инвентаризации,
подготавливающие и контролирующие выдаваемые документы, обязаны
обращать внимание на соответствие документов результатам последней
инвентаризации. Все возникшие изменения должны быть документально
обоснованы.
Если в ранее выданных материалах и в материалах предыдущих
инвентаризаций будет обнаружена ошибка, то контролирующее лицо
обязано внести запись об этом в примечаниях к выдаваемым
материалам. Исправления материалов предыдущих инвентаризаций не
допускаются.
Особое внимание должно уделяться обоснованию границ
землепользовании, классификации помещений и их площадям, литеровке
и адресу объекта. Выдаваемые документы по вопросам споров должны
содержать ссылки на обосновывающие документы. Если в
инвентаризационном документе таких ссылок нет, то руководитель
учреждения технической инвентаризации имеет право внести их на
основании других документов (заключений комиссий, постановлений
органов исполнительной власти и др.).
При отсутствии физических границ землепользования
(ограждений, граничных столбов) или документа, устанавливающего
границы землепользования, контролирующее лицо обязано сделать
запись: "границы показаны условно".
При неоднозначности классификации помещений, литеровки
строения контролирующее лицо обязано сделать запись о том, что
классификация и литеровка даны условно в учетно-статистических
целях (а не в доказательных).
Выдача сведений о физическом износе части объекта
инвентарного объекта неправомерна.
IV. Организация работы архива
3.1. Время работы архива должно устанавливаться исходя из
условий удобства для населения.
3.2. Помещение для приема граждан и юридических лиц должно
быть оборудовано справочной информацией о времени работы, порядке
выдачи документов, тарифах на инвентаризационно-технические работы
и услуги. На специальном стенде должны быть представлены образцы
документов в соответствии с их назначением.
3.3. При значительных объемах работ по выдаче документов
рекомендуется оборудовать кассовое помещение с установкой
кассового аппарата.
3.4. При разбросанности сельских населенных пунктов на
значительной территории или больших объемах
инвентаризационно-технических работ формирование оперативного
фонда и выдачу документов следует предусмотреть непосредственно в
администрациях волостей.
3.5. Круг лиц, имеющих доступ в архив, ограничен. В случае
отсутствия работника архива (на время отпуска, болезни)
руководитель учреждения технической инвентаризации приказом
назначает другого работника, несущего ответственность за выдачу
дел из архива.
|