По состоянию на 27 марта 2007 года
<< Главная страница | < Назад
УТРАТИЛ СИЛУ - РАСПОРЯЖЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ВАСИЛЕОСТРОВСКОГО
РАЙОНА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА от 17.05.2004 N 514-р
АДМИНИСТРАЦИЯ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
ТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
ВАСИЛЕОСТРОВСКОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО РАЙОНА
САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
ПРИКАЗ
от 11 февраля 2002 г. N 107-п
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ
ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ ВАСИЛЕОСТРОВСКОГО
АДМИНИСТРАТИВНОГО РАЙОНА
В целях упорядочения деятельности территориального управления
Василеостровского административного района:
1. Утвердить Регламент работы территориального управления
Василеостровского административного района согласно приложению.
2. Считать утратившим силу приказ главы территориального
управления от 05.10.2000 N 139-п "Об утверждении Регламента работы
территориального управления Василеостровского административного
района".
Глава территориального управления
Василеостровского административного
района Санкт-Петербурга
А.А.Евстрахин
ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу
территориального управления
Василеостровского района
от 11.02.2002 N 107-п
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ
ВАСИЛЕОСТРОВСКОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО РАЙОНА
1. Общие положения
1.1. Территориальное управление Василеостровского
административного района (далее - ТУ) является территориальным
исполнительным органом государственной власти Санкт-Петербурга и
осуществляет исполнительно-распорядительные функции на основании
Положения о территориальном управлении Василеостровского
административного района Санкт-Петербурга, утвержденного приказом
губернатора от 10.10.1997 N 72-п "О территориальных органах
Администрации Санкт-Петербурга", во исполнение Конституции,
законов Российской Федерации, законодательных актов Президента и
Правительства РФ, законов, принятых Законодательным Собранием
Санкт-Петербурга, постановлений Правительства Санкт-Петербурга,
распоряжений Администрации Санкт-Петербурга, распоряжений и
приказов губернатора Санкт-Петербурга, а также распоряжений и
приказов главы ТУ.
1.2. Территориальное управление возглавляет глава.
1.3. Глава ТУ имеет заместителей, которые назначаются по
согласованию с руководством Администрации Санкт-Петербурга и
осуществляют функции управления по направлениям деятельности в
соответствии с приказами главы ТУ от 08.06.2001 N 364-п "О
полномочиях заместителей главы территориального управления" и от
04.07.2001 N 425-п "О распределении обязанностей между
заместителями главы территориального управления Василеостровского
административного района".
1.4. Организационная структура ТУ утверждается главой ТУ.
Подразделения руководствуются в своей работе положениями,
утвержденными главой ТУ.
1.5. Настоящий регламент определяет порядок:
- организации работы подразделений ТУ, их взаимодействия;
- подготовки и оформления нормативно-правовой документации,
издаваемой ТУ;
- организации работы с письменными и устными обращениями
граждан и юридических лиц;
- организации приемов физических и юридических лиц
руководством ТУ, а также в районных подразделениях ТУ;
- организации заседаний, проводимых в ТУ, в том числе
заседаний комиссий.
2. Планирование работы территориального управления
2.1. Организующей основой деятельности ТУ являются
ежемесячные и квартальные планы работы управления.
2.2. Основой для разработки планов являются планы городских и
районных мероприятий, концепции, программы развития города и
района с учетом планов работы комитетов, управлений, отделов и
комиссий.
2.3. Мероприятия, предусмотренные распоряжениями главы ТУ,
могут включаться в планы работы ТУ.
2.4. Для разработки календарного плана ТУ его структурные
подразделения представляют в отдел городского заказа, планирования
и торговли свои планы не позднее чем за 15 дней до начала
планируемого периода.
2.5. Отдел городского заказа, планирования и торговли
обобщает представленные подразделениями планы и составляет
календарный план работы ТУ. При необходимости осуществляет
согласования, вносит уточнения и представляет главе ТУ на
утверждение до 25 числа месяца, предшествующего планируемому
периоду. Утвержденный план рассылается в подразделения ТУ.
2.6. Выполнение конкретных пунктов календарных планов в
соответствующих подразделениях ТУ контролируется заместителями
главы, курирующими соответствующие направления работы, а также в
соответствии с принятой системой контроля исполнения.
3. Порядок подготовки правовых актов и их оформление
3.1. В территориальном управлении издаются нормативные
правовые акты, индивидуальные правовые акты, правовые акты
рекомендательного характера.
Под нормативными правовыми актами понимаются акты,
устанавливающие правовые нормы (правила поведения), обязательные
для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное
применение и действующие независимо от того, возникли или
прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные этими
актами.
Под индивидуальными правовыми актами понимаются акты,
устанавливающие, изменяющие или отменяющие права и обязанности
конкретных лиц.
Под правовыми актами рекомендательного характера понимаются
акты, содержащие рекомендации по установлению правовых норм, прав
и обязанностей конкретных лиц.
3.1.1. Глава ТУ издает следующие правовые акты
территориального управления:
- распоряжения - нормативные правовые акты по вопросам,
нормативное регулирование которых в соответствии с федеральными
законами, законами Санкт-Петербурга, правовыми актами губернатора
Санкт-Петербурга, Президента Российской Федерации, Правительства
Санкт-Петербурга отнесено к компетенции ТУ, или индивидуальные
правовые акты по вопросам, отнесенным к компетенции ТУ;
- приказы - нормативные или индивидуальные правовые акты по
вопросам организации работы ТУ.
3.2. Проекты правовых актов разрабатываются структурными
подразделениями ТУ или предприятиями, организациями, координация
деятельности которых возложена на территориальное управление
Василеостровского административного района, на основании поручений
и указаний главы или заместителей главы в течение 14 дней, если
иное не указано в поручении и указании.
Проекты правовых актов представляются заместителям главы ТУ в
соответствии с распределением обязанностей для принятия решения о
необходимости направления проекта на согласование с другими
структурными подразделениями ТУ и организациями, предприятиями
федеральных ведомств.
3.3. Приказом главы могут создаваться комиссии и рабочие
группы для осуществления правовой, экономической,
материально-технической и иной экспертизы вопросов, относящихся к
компетенции ТУ, по результатам которой соответствующим структурным
подразделением территориального управления готовится проект
правового акта ТУ.
3.4. Проект правового акта ТУ (далее - проект) должен
отвечать следующим требованиям:
3.4.1. Объем проекта, как правило, не должен превышать трех
листов текста без приложений.
3.4.2. Текст проекта должен устанавливать механизм реализации
содержащихся в нем положений (дозволения, запреты, санкции и
т. п.), быть логичным, лаконичным, ясным, точным, соответствовать
действующим правилам орфографии и пунктуации. Содержание
издаваемых правовых актов не должно противоречить изданным ранее
или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее
изданный акт.
Тексты проектов правовых актов (распоряжений, приказов) в
распорядительной части обязательно должны содержать пункты,
предусматривающие:
- конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков
их исполнения (при длительных сроках исполнения необходимо
указывать промежуточные (контрольные) сроки. При указании срока
используется цифровой способ оформления дат;
- точное наименование организаций - исполнителей задания
(фамилии руководителей организаций указывать не следует;
должностное лицо в качестве исполнителя может быть указано только
в случае, если выполнение возлагается на него лично);
- поручения о контроле исполнения правового акта или его
отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль;
- указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта
в случае его выполнения или принятия нового правового акта взамен
ранее принятого;
- указание о сроке введения правового акта в действие, если
такое указание необходимо;
- указание об отмене, изменении или дополнении действующих
правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий
или принимается в дополнение (изменение) действующего акта.
3.4.3. Проект должен быть оформлен, в том числе иметь
необходимые реквизиты, установленные Инструкцией по
делопроизводству в соответствии с требованиями действующих
государственных стандартов.
3.4.4. Если правовые акты принимаются на основе (в развитие,
во исполнение) правовых актов федеральных органов государственной
власти, законов Санкт-Петербурга, постановлений Правительства,
правовых актов губернатора Санкт-Петербурга, то вводная часть
правового акта должна содержать ссылку на соответствующий правовой
акт с указанием его наименования, даты, номера и заголовка.
При проведении согласования проекта такого правового акта ТУ
к нему необходимо прилагать копию правового акта, на который
делается ссылка, объемом не более 3 страниц, а если объем копии
правового акта превышает 3 страницы, то к проекту правового акта
ТУ прилагают копию части (главы, статьи) правового акта (с
указанием вида акта, его заголовка, даты и номера).
3.4.5. Проекты должны быть завизированы в "Справке о
согласовании" руководителями структурных подразделений или
руководителями районных служб, подготовивших проекты.
3.5. Кроме того, проекты подлежат обязательному согласованию
(предварительному рассмотрению и аналитической оценке):
- со структурными подразделениями (должностными лицами) ТУ
или подразделениями с их компетенцией;
- с территориальными органами федеральных органов
государственной власти в установленных федеральным
законодательством случаях;
- с конкретными предприятиями, учреждениями, организациями,
не являющимися органами государственной власти Санкт-Петербурга, в
случаях, когда правовой акт ТУ содержит упоминание о них;
- с органами местного самоуправления, отдельных муниципальных
образований в Санкт-Петербурге в случаях, когда правовой акт ТУ
содержит упоминание о них;
- с заместителем главы ТУ, курирующим данное направление;
- с юридическим отделом ТУ.
В целях сокращения сроков согласования, в исключительных
случаях, возможно направление на согласование копии "Справки о
согласовании" и копии проекта с приложениями к нему.
3.6. Обязанность по согласованию проекта возлагается на
структурное подразделение ТУ, подготовившее проект.
Передача проекта лицами, ответственными за разработку и
согласование проекта, другим лицам для получения согласований не
допускается.
3.6.1. Согласование проекта может осуществляться в процессе
совещания с участием руководителей или уполномоченных
представителей структурных подразделений ТУ, участвующих в
подготовке проекта протокола совещания, подписанного всеми
должностными лицами - участниками совещания, приобщается к
"Справке о согласовании", о чем в последней делается
соответствующая запись.
3.6.2. При необходимости (значительные по объему замечания и
т. п.) согласование оформляется в виде отдельного письма на бланке
организации, о чем делается отметка в "Справке о согласовании".
3.6.3. День поступления проекта в структурное подразделение
ТУ и день согласования проекта в данном подразделении фиксируется
в "Справке о согласовании".
3.6.4. Срок рассмотрения направленного на согласование
проекта в структурных подразделениях ТУ, а также на предприятиях
(в учреждениях, организациях) не должен превышать 3 рабочих дней.
Разногласия по проекту между структурными подразделениями ТУ
разрешаются главой территориального управления.
3.7. Полученные при согласовании проекта замечания и
предложения учитываются структурным подразделением ТУ,
разработавшим проект. Если структурное подразделение ТУ,
разработавшее проект, не согласно с представленными замечаниями и
предложениями, оно готовит мотивированное заключение и прилагает
его к проекту.
3.8. В случае согласия с представленными замечаниями
структурное подразделение ТУ, подготовившее проект, вносит в него
соответствующие изменения и дополнения.
3.9. Проект, имеющий все необходимые согласования,
предусмотренные настоящим Регламентом, со "Справкой о
согласовании", а также с необходимыми приложениями передается в
юридический отдел.
Проект без "Справки о согласовании" рассмотрению не подлежит.
3.9.1. Юридический отдел осуществляет в трехдневный срок
правовую экспертизу проекта на предмет его соответствия
законодательству, требованиям юридической техники, а также
лингвистическую экспертизу проекта на предмет соответствия его
текста нормам современного русского языка.
Срок рассмотрения проекта юридическим отделом может быть
продлен до 10 дней в случае необходимости дополнительной
юридической экспертизы, юридического анализа и изучения
дополнительных материалов, относящихся к проекту, проведения
лингвистической экспертизы, в том числе, если объем проекта
составляет 10 и более листов.
3.9.2. По результатам экспертизы, в случае обнаружения
недостатков, юридический отдел дает заключение с предложениями по
их устранению.
Если в результате правовой экспертизы в проекте не выявлено
противоречий действующему законодательству, начальник юридического
отдела или специалист юридического отдела визирует проект, который
затем передается в организационный отдел для вынесения на
рассмотрение главы ТУ.
В случае выявления несущественных недостатков проект может
быть завизирован с правками юридического отдела.
При внесении незначительных изменений (дополнений)
технического характера (устранение опечаток, грамматических ошибок
и т. д.) проект после перепечатки вторично не визируется.
3.9.3. Проекты, не соответствующие действующему
законодательству, представленные с нарушением установленного
порядка подготовки или небрежно оформленные, а также требующие
значительной редакционной доработки по результатам лингвистической
экспертизы, с соответствующим заключением юридического отдела
возвращаются структурному подразделению ТУ, разработавшему проект.
После устранения указанных недостатков проект возвращается в
юридический отдел с возобновлением сроков рассмотрения.
3.10. После визирования в юридическом отделе до подписания
(утверждения) проекта внесение в него каких-либо изменений не
допускается.
3.11. После выполнения требований по согласованию и
визированию проект передается для визирования ответственному
работнику протокольной части организационного отдела, где
проверяется:
- наличие в тексте указания об отмене, изменении или
дополнении действующих правовых актов, если принимаемый правовой
акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение)
к действующему акту;
- соблюдение требований инструкции по делопроизводству;
- правильность наименований организаций-исполнителей;
- сроки исполнения заданий;
- правильность оформления представленных проектов;
- правильность использования бланка ТУ;
- наличие приложений, указанных в тексте;
- наличие указания о контроле.
В случае необходимости дополнительного согласования проект
возвращается составителю для проведения требуемого согласования.
3.12. Распоряжения и приказы подписываются главой ТУ или
должностным лицом, исполняющим его обязанности.
3.13. После подписания все правовые акты ТУ направляются в
протокольную часть организационного отдела для присвоения номера,
проставления даты, тиражирования и рассылки в соответствии со
списком рассылки, который определяется ответственным исполнителем
и специалистом протокольной части при подготовке проекта этого
правового акта.
3.14. В соответствии с распоряжением Административного
комитета от 21.09.2001 N 1-р "Об утверждении Порядка ведения
реестра нормативных правовых актов Санкт-Петербурга" все изданные
правовые акты в количестве 2 экземпляров подлежат направлению в
Административный комитет в течение 2 рабочих дней после их
регистрации для проведения правовой экспертизы, а также ТУ дает
предложения о включении правовых актов в реестр и дальнейшем
официальном их опубликовании.
4. Порядок работы с документами
4.1. Порядок работы распространяется на всю служебную
документацию несекретного характера и определен Инструкцией по
делопроизводству, утвержденной приказом главы ТУ от 31.08.1998
N 65-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в
территориальном управлении Василеостровского административного
района".
Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается
специальной инструкцией.
4.2. Ответственность за организацию и правильное ведение
делопроизводства в ТУ, контроль за ведением делопроизводства
возлагается на организационный отдел.
Ответственность за делопроизводство в подразделениях ТУ
возлагается на руководителей данных подразделений.
4.3. Работа с обращениями граждан представляет собой
самостоятельный участок работы (см. пункт 5).
4.4. Все документы, поступающие в ТУ от юридических лиц,
регистрируются в канцелярии организационного отдела. При этом
проверятся правильность доставки и целостность вложения.
Все конверты, кроме тех, которые присланы в адрес
общественных организаций и с пометкой "лично", вскрываются.
Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по конверту
можно определить дату и адрес отправителя.
Газеты, журналы, брошюры, проспекты, книги и другая подобная
несекретная корреспонденция передаются без регистрации.
Работник канцелярии проверяет правильность оформления
поступающих и отправляемых документов и имеет право не принимать
неправильно оформленные документы.
Документация, поступающая из вышестоящих органов, печати,
радио и телевидения, докладывается главе ТУ незамедлительно, а
служебная переписка - главе или руководителям ТУ согласно
распределению обязанностей.
Срочные документы передаются руководству в течение часа после
поступления. Вся остальная документация передается в день
поступления и подлежит рассмотрению в 2-дневный срок. Служебная
документация, адресованная непосредственно руководителям
подразделений, передается им непосредственно.
4.5. Рассмотренные руководством документы возвращаются в
канцелярию после отметки у секретарей. Запрещается передавать
документы непосредственно исполнителям, минуя канцелярию.
4.6. В зависимости от вида документа контроль за исполнением
осуществляет специалист по контролю исполнения организационного
отдела (распоряжения и поручения губернатора Санкт-Петербурга и
его заместителей, решения коллегий, распоряжения, приказы и
поручения главы ТУ и т. д.) или канцелярия организационного
отдела.
4.7. В резолюции руководителя устанавливается состав
исполнителей документа, краткая формулировка задания, срок
исполнения. Если исполнителей несколько, оригинал выдается первому
по списку, остальным выдаются копии. Исполнитель, указанный в
резолюции первым, является ответственным за исполнение документа в
целом. Второй и далее по списку исполнители обязаны отработать
свою часть задания и представить необходимые сведения первому
(ответственному) исполнителю. Если исполнителям в резолюции даны
персональные задания, ответственным является каждый из них.
4.8. Все документы рассматриваются в указанные в них сроки.
Документы без установленных сроков исполнения рассматриваются в
сроки, указанные в Инструкции по делопроизводству, но, как
правило, не более месяца.
Если документ не может быть исполнен в установленный срок
(или в течение месяца), то с разрешения главы или заместителей по
принадлежности вопроса срок может быть продлен на основании
представленной исполнителем справки за 3 дня до истечения срока с
обязательным извещением об этом заявителя.
4.9. Передача зарегистрированных канцелярией документов из
одного подразделения в другое производится только через канцелярию
организационного отдела.
5. Порядок работы с обращениями граждан
5.1. Организация работы с письменными обращениями граждан
5.1.1. Работа с письменными обращениями граждан строится в
соответствии с законодательством РФ и в пределах компетенции ТУ.
5.1.2. Письма граждан, пришедшие по почте, первоначально
поступают в канцелярию организационного отдела, где проверяется
правильность доставки, целостность вложений, затем вместе с
конвертами передаются в сектор обращений, жалоб и приема граждан.
Граждане могут передавать свои письменные обращения
непосредственно в сектор обращений, жалоб и приема граждан, при
этом обращается внимание на наличие данных (адреса, телефона)
заявителя.
Письменные обращения граждан, поступающие по почте или
передаваемые непосредственно гражданами, регистрируются в секторе
обращений, жалоб и приема граждан и в соответствии с существом
вопроса передаются главе ТУ, заместителям или непосредственно в
подразделения. При повторном обращении письма граждан передаются
главе ТУ.
5.1.3. Все письменные обращения, требующие ответа, ставятся
на контроль в секторе обращений, жалоб и приема граждан.
После рассмотрения руководством (не более двух дней) письма
через сектор обращений, жалоб и приема граждан передаются
исполнителям.
5.1.4. Ответ, подписанный руководством ТУ или подразделения,
передается исполнителем на отправку, а копия ответа с письмом
заявителя - в сектор обращений, жалоб и приема граждан для снятия
письма с контроля. (Отдел учета и распределения жилой площади
письма граждан оставляет в своем делопроизводстве.)
5.1.5. Письменные обращения должны быть рассмотрены и решения
по ним выполнены по существу в срок до одного месяца со дня
регистрации (поступления), а не требующие дополнительного изучения
и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней.
При необходимости проведения специальной проверки, запроса
дополнительных материалов и принятия других мер сроки исполнения
письменного обращения могут быть, в порядке исключения, продлены
начальником (в его отсутствие - его заместителем) структурного
подразделения ТУ, но не более чем на один месяц, с сообщением об
этом лицу, подавшему письменное обращение.
5.1.6. Отдельные категории письменных обращений
рассматриваются в сроки, отличные от указанных выше:
- депутатские обращения - в порядке и в сроки, установленные
законодательством (15 дней - обращение, 3 дня - обращение,
признанное на сессии запросом);
- письма военнослужащих и членов их семей - в течение 7 дней
со дня поступления;
- телеграммы, требующие срочного решения, - безотлагательно.
5.1.7. В ответах на письменные обращения граждан не
допускаются:
- взаимоисключающая по содержанию информация;
- формальный подход к решению поставленных в письме вопросов;
- отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения
выявленных недостатков;
- отсутствие аргументов в пользу изложенной позиции, если она
противоречит доводам корреспондента;
- отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы
одного из поставленных в письме вопросов;
- отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (если
таковое имеется) с сообщением об этом автору письма.
Запрещается направлять жалобы граждан тем органам и
должностным лицам, действия которых обжалуются.
5.1.8. В случае если письменное обращение для рассмотрения
направляется в подведомственную ТУ организацию, как правило,
направляется его подлинник, а копия остается в секторе писем для
формирования дела.
Подробно порядок работы с письменными обращениями граждан
изложен в Инструкции по делопроизводству.
5.2. Организация приема и рассмотрения устных обращений
граждан
5.2.1. Прием граждан руководителями ТУ производится в
соответствии с расписанием приема граждан и организаций в
подразделениях территориального управления Василеостровского
административного района (приложения 1, 2, 3).
5.2.2. Сектор обращений, жалоб и приема граждан ведет
предварительную запись граждан на прием к руководителям ТУ.
Граждане при записи на прием к главе и заместителям главы ТУ
должны иметь при себе результат рассмотрения вопроса в
соответствующих подразделениях ТУ.
5.2.3. Гражданам при записи на прием к руководителям ТУ
рекомендуется написать заявления по существу обращения.
5.2.4. При подготовке к приему начальник сектора обращений,
жалоб и приема граждан при необходимости подбирает дела граждан и
по ним готовит краткую справку предыдущих обращений в
подразделения ТУ и заполняет карточку личного приема.
5.2.5. Работа с устными обращениями граждан, требующими
дополнительного рассмотрения, осуществляется так же, как и с
письменными.
Подробно порядок работы с устными обращениями граждан изложен
в Инструкции по делопроизводству.
5.2.6. На устном приеме присутствуют руководитель, ведущий
прием, начальник сектора обращений, жалоб и приема граждан или
специалист, его замещающий, и начальник отдела по принадлежности
поднимаемого вопроса (при необходимости).
6. Порядок организации контроля исполнения распорядительных
документов в ТУ, предприятиях и организациях района
6.1. Общие положения
6.1.1. Настоящий порядок устанавливает в ТУ, его управлениях
и отделах единую систему контроля исполнения распорядительных
документов, определяет ее цели и задачи, регламентирует
обязанности, права, ответственность и взаимодействие
руководителей, исполнителей и контролирующих органов в системе
контроля.
6.1.2. Система контроля призвана обеспечить безусловное
выполнение мероприятий распорядительных, организационных
документов вышестоящих органов управления, ТУ.
6.1.3. Основные задачи системы контроля:
- обеспечение качественного выполнения намеченных мероприятий
в установленные сроки;
- учет хода реализации принятых решений, своевременное
выявление отклонений в сроках и объемах работ по их выполнению;
- обеспечение главы ТУ и его заместителей своевременной
информацией о ходе и результатах выполнения принятых решений;
- повышение общего уровня исполнительской дисциплины.
6.1.4. Контроль исполнения включает:
- контроль за сроками исполнения;
- непосредственную проверку хода исполнения;
- учет и анализ результатов исполнения.
6.1.5. Ответственность за организацию контроля несут:
- глава ТУ, его заместители в соответствии с установленным
распределением обязанностей;
- в управлениях и отделах - их руководители.
6.1.6. Оперативный контроль за сроками исполнения
распорядительно-организационных документов, организация учета хода
их выполнения и систематическая информация главы ТУ об исполнении
осуществляются организационным отделом.
6.2. Порядок постановки документов на контроль
6.2.1. Основанием постановки документа на контроль является
отметка главы ТУ "на контроль" на документе или наличие
контрольных карт, поступивших из сектора контроля исполнения
Администрации Санкт-Петербурга.
6.2.2. Каждый контролируемый документ фиксируется в базе
данных системы электронного учета организационного отдела.
6.2.3. Сроки исполнения и исполнителей устанавливает глава ТУ
или его заместители.
6.2.4. Документы, по которым срок исполнения не указан,
исполняются в месячный срок.
6.2.5. На каждое контролируемое задание специалист
организационного отдела заполняет контрольную карту с указанием
исполнителя, содержания контролируемого пункта и срока исполнения.
6.2.6. Контрольная карта направляется исполнителю не позднее
2-дневного срока после получения контролируемого документа с
резолюцией главы территориального управления.
6.3. Контроль хода исполнения, порядок снятия с контроля и
переноса срока исполнения
6.3.1. Контроль хода исполнения осуществляется
организационным отделом.
6.3.2. Предупреждение исполнителя о наступлении сроков
исполнения осуществляется справкой предупредительного контроля,
направляемой организационным отделом.
6.3.3. Исполнитель обязан не позднее чем за один рабочий день
до наступления срока исполнения документов представить в
организационный отдел соответствующую контрольную карту,
заполненную согласно установленным требованиям.
6.3.4. Допускается прилагать к контрольной карте документы,
подтверждающие его выполнение или причины невыполнения.
6.3.5. Снятие документов с контроля производится после их
полного исполнения и проверки качества исполнения.
Свидетельством исполнения является наличие подготовленного
исполнителем документа или специальной справки об исполнении с
описанием всей работы, проведенной по данному вопросу, и ее
результатах.
6.3.6. Снять документ с контроля может только руководитель,
поставивший его на контроль.
6.3.7. На исполненном документе и в контрольной карте
организационным отделом проставляется отметка об исполнении и
снятии с контроля.
Исполненные документы подшиваются в дела, из контрольных карт
и справок формируются справочные картотеки.
6.3.8. Срок исполнения документа может быть продлен только
руководителем, его установившим, на основании аргументированной
справки исполнителя о причинах невыполнения.
Перенос срока исполнения и срока контроля оформляется
соответствующей записью в контрольной карте не позднее чем за 3
рабочих дня до истечения срока исполнения. В противном случае
документ считается неисполненным в срок.
6.3.9. В случае установления нового срока контроля
заполняется новая контрольная карта с откорректированным сроком
исполнения, которая направляется исполнителю. Корректировка сроков
исполнения учитывается при расчете коэффициента исполнительности.
6.3.10. Еженедельно сводка о состоянии исполнения документов
и исполнительской дисциплины направляется главе ТУ.
6.3.11. При расчете коэффициента исполнительской дисциплины
за отчетный период (месяц, квартал, полугодие, год) учитываются
следующие факторы, снижающие коэффициент:
- нарушение срока исполнения;
- задержка представления информации об исполнении;
- корректировка срока исполнения.
При этом к исполнителям, имеющим коэффициент исполнительской
дисциплины ниже 0,83, могут быть применены меры административного
воздействия, определяемые с учетом коэффициента предыдущих
месяцев, а также важности невыполненных или просроченных
мероприятий.
Рекомендуются следующие меры административного воздействия:
- предупреждение исполнителя о неудовлетворительном состоянии
исполнительской дисциплины;
- замечание исполнителю за неудовлетворительное состояние
исполнительской дисциплины;
- обсуждение неудовлетворительного состояния исполнительской
дисциплины (проводится главой ТУ на еженедельных совещаниях);
- снижение премии до 50% для руководителей организаций,
премирование которых находится в компетенции ТУ, в зависимости от
коэффициента исполнительности.
6.3.12. На основе анализа данных контроля исполнения
документов разрабатываются рекомендации по повышению эффективности
работы территориального управления.
7. Совещания. Проведение совещаний
7.1. В целях выработки согласованных решений и координации
деятельности районных структур глава проводит совещания с
руководителями аппарата ТУ и его районных структур, а также при
необходимости с руководителями предприятий и организаций.
7.2. Перечень вопросов, выносимых на рассмотрение,
должностные лица, ответственные за их подготовку, состав
участников для проведения совещания определяются главой или его
заместителями по направлениям деятельности.
7.3. Оповещение участников совещания, направление, при
необходимости, материалов для проработки и регистрацию прибывших
обеспечивает подразделение ТУ по принадлежности вопроса.
Подробно порядок ведения протоколов совещаний описан в
Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом главы ТУ от
31.08.1998 N 65-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в
территориальном управлении Василеостровского административного
района".
7.4. Еженедельно по понедельникам проводятся совещания главы
ТУ с руководителями структурных подразделений и районных служб,
где анализируется работа подразделений, обсуждаются проблемы
экономического и социального развития района, объявляются
показатели исполнительской дисциплины. Проводится ознакомление с
решениями вышестоящих органов, распоряжениями главы ТУ.
7.5. В подразделениях ТУ проводятся совещания по подведению
итогов работы, ставятся задачи перед сотрудниками, проводится
ознакомление с приказами и распоряжениями главы, а также
распорядительными актами вышестоящих органов по соответствующим
направлениям деятельности.
7.6. При необходимости проводятся встречи главы ТУ с жителями
района, подготовкой которых занимается организационный отдел.
8. Порядок работы ТУ с органами местного самоуправления,
расположенными на территории муниципальных округов N 7, 8, 9, 11 и
округа "Морской"
8.1. Общие положения
8.1.1. Координацию работы ТУ с органами местного
самоуправления, расположенными на территории муниципальных округов
N 7, 8, 9, 11, округа "Морской" (далее - органы местного
самоуправления (ОМС) осуществляет Координационный совет ТУ
Василеостровского административного района Санкт-Петербурга и ОМС,
расположенных на территории муниципальных округов N 7, 8, 9, 11 и
округа "Морской" (в дальнейшем - Координационный совет).
8.1.2. Состав Координационного совета, основные задачи,
организация и порядок работы определены "Положением о
Координационном совете территориального управления
Василеостровского административного района Санкт-Петербурга и
органов местного самоуправления, расположенных на территории
муниципальных округов N 7, 8, 9, 11 и округа "Морской".
8.2. Планирование работы
8.2.1. Организующей основой деятельности ТУ с ОМС являются
ежемесячные и квартальные планы работы. Основой для разработки
планов являются планы городских и районных мероприятий, концепций,
программ развития города, района с учетом планов работы комитетов,
управлений, отделов, комиссий, предложений совета по местному
самоуправлению Санкт-Петербурга и ОМС.
8.2.2. Для разработки плана структурные подразделения ТУ и
ОМС представляют свои предложения не позднее 15 дней до
планируемого периода.
8.2.3. Секретарь Координационного совета - работник
организационного отдела обобщает представленные предложения,
составляет план работы и представляет для утверждения на заседание
Координационного совета до 25 числа месяца, предшествующего
планируемому периоду. Утвержденный план рассылается в
подразделения ТУ - по принадлежности вопросов, в ОМС, в Комитет по
взаимодействию с органами местного самоуправления Канцелярии
Администрации Санкт-Петербурга.
8.3. Заседания Координационного совета. Участие депутатов ОМС
в совещаниях, проводимых в ТУ, и в работе комиссий ТУ
8.3.1. В целях выработки согласованных решений и координации
деятельности подразделений ТУ и ОМС представители последних
приглашаются на проводимые еженедельно аппаратные совещания, на
которых обсуждаются вопросы жизнедеятельности населения района,
проводится ознакомление с решениями вышестоящих органов и главы
ТУ.
8.3.2. Депутаты ОМС принимают участие в совещаниях,
проводимых структурными подразделениями ТУ, в части выполнения ОМС
полномочий и функций в соответствии с предметами ведения
муниципальных образований, предусмотренных действующим
законодательством о местном самоуправлении.
8.3.3. Подробно порядок проведения совещаний изложен в
настоящем Регламенте.
8.3.4. Депутаты ОМС по представлению муниципальных советов
работают в комиссиях ТУ: административной, по делам
несовершеннолетних, районной комиссии по распоряжению объектами
недвижимости, комиссии по ЧС и принимают участие в заседаниях
Межведомственного оперативного штаба по противодействию
терроризму, в соответствии с планами работы комиссий и предметами
ведения муниципальных образований.
8.4. Порядок информирования ОМС о нормативно-правовых
документах и актах, поступающих в ТУ, и документах, издаваемых в
ТУ.
8.4.1. Организационный отдел оповещает ОМС о вновь
поступивших документах и рассылает их в ОМС по мере необходимости.
9. Выполнение машинописных и множительных работ
9.1. Печатанию и размножению подлежат документы только
служебного характера, имеющие визу руководства и специалиста
протокольной части или начальника организационного отдела.
Материал для печатания должен иметь фамилию и телефон
исполнителя, быть разборчивым, рукопись выполняется чернилами или
темной пастой. Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом,
красными и зелеными чернилами, в печать не принимаются.
Сдаваемые в печать материалы визируются исполнителями,
руководителями отделов с указанием необходимого количества
экземпляров.
9.2. Считка материалов после печати производится
исполнителем, подготовившим документ.
9.3. Машинописные работы выполняются по трем категориям:
весьма срочные, срочные и обычные.
Материалы, имеющие категории "весьма срочно" и "срочно",
должны содержать пометку исполнителя о времени и дате сдачи их в
печать.
Весьма срочные выполняются при наличии визы руководителя и
специалиста протокольной части или начальника организационного
отдела в срок до 2 часов, срочные - в течение 4 часов, обычные -
до 3 дней.
9.4. Каждое подразделение может печатать по категории "весьма
срочно" не более 10 листов в месяц, по категории "срочно" - не
более 25 листов.
На документы объемом более 10 листов указанные в п. 9.3 сроки
не распространяются.
9.5. Размножение документов на множительной технике
осуществляется только с визой руководителей подразделений и
разрешением специалиста протокольной части или начальника
организационного отдела.
9.6. При печатании писем в подразделениях необходимо
соблюдать требования к оформлению документов в соответствии с
общими требованиями к оформлению документов (Инструкция по
делопроизводству).
10. Порядок формирования и хранения дел
10.1. Архив ТУ осуществляет следующие функции:
10.1.1. Принимает на хранение документы структурных
подразделений.
10.1.2. Выдает в установленном порядке документы или копии
документов заинтересованным организациям по согласованию с
руководством.
10.1.3. Осуществляет методическое руководство по архивной
деятельности.
10.1.4. В установленном порядке выдает копии документов и
архивные справки. Консультирует организации и граждан по вопросам
местонахождения документов, необходимых для получения архивных
справок.
10.2. Формирование дел заключается в группировании документов
структурных подразделений в дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел.
10.2.1. Номенклатура дел является систематизированным
перечнем заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием
сроков хранения.
10.2.2. Номенклатура дел является основным учетным документом
в делопроизводстве и служит основой для составления описей дел
постоянного хранения и по личному составу, используется для учета
дел временного срока хранения.
10.2.3. Сводная номенклатура готовится организационным
отделом и согласовывается с Центральным государственным архивом
(ЦГА) не реже чем один раз в 5 лет. При коренных изменениях
функций и структуры она пересогласовывается независимо от срока ее
согласования. Описи дел постоянного хранения и дел по личному
составу утверждаются с Центральным государственным архивом
ежегодно.
10.3. В подразделениях сформированные дела хранятся у
ответственных за делопроизводство.
10.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется
организационным отделом.
10.5. Ответственность за сохранность документов и дел в
структурных подразделениях ТУ несут руководители соответствующих
подразделений и лица, ответственные за делопроизводство.
10.6. По истечении срока хранения дела постоянного хранения
из подразделений передаются в архив ТУ. После 10 лет хранения дела
передаются в Центральный государственный архив.
10.7. Порядок составления номенклатур дел, формирование дел,
подготовка документов к последующему хранению и использованию
отражены в Инструкции по делопроизводству и в Положении об архиве
территориального управления Василеостровского административного
района.
|